Regulamin BOI

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 2/11
Prezesa Sądu Rejonowego Poznań - Grunwald
i Jeżyce z dnia 18 lutego 2011 roku

A – 020 - 1/11

Regulamin Biura Obsługi Interesantów (BOI)

§ 1

BOI powołane jest do obsługi interesantów wydziałów I, II, III, V, VI, VIII i IX Sądu Rejonowego Poznań - Grunwald i Jeżyce zlokalizowanych w siedzibie głównej Sądu przy ul. Kamiennogórskiej 26
w Poznaniu oraz IV Wydziału Rodzinnego i Nieletnich oraz III ZKSS zlokalizowanych na ul. Wawrzyniaka 40.

BOI mieści się w pomieszczeniu nr 35 wraz z Czytelnią stanowiącą integralną część BOI na parterze budynku Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce w Poznaniu przy ul. Kamiennogórskiej 26 oraz w pomieszczeniu nr 1 na parterze budynku Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce w Poznaniu przy ul. Wawrzyniaka 40.

§ 2

BOI przyjmuje interesantów w poniedziałki w godzinach 7.45 – 18.00 oraz od wtorku do piątku w godzinach 7.45 - 15.00.

Do zadań BOI należy zapewnienie wstępnej obsługi interesantów oraz ułatwienie im uzyskania niezbędnych informacji, w szczególności poprzez:

  1. Informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu, kosztach sądowych, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, o terminach i miejscach rozpraw.
  2. Informowanie o wydziałach w sądzie, ich właściwości i lokalizacji, podawanie numerów telefonów
  3. i godzin urzędowania, adresie strony internetowej, poczty elektronicznej, a także adresów innych sądów, organów i urzędów centralnych oraz kierowanie do właściwych sal rozpraw.
  4. udzielanie pomocy podczas pobytu w sądzie świadkom i pokrzywdzonym między innymi przez informowanie, odprowadzanie do odpowiednich pomieszczeń ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych.
  5. Informowanie stron postępowania, ich pełnomocników i innych uprawnionych osób o stanie postępowania w sprawie na podstawie danych z sądowych systemów informatycznych /dot. Wydziałów I, II, III, V, VI, VIII i IX nadto IV Wydziału i III ZKSS/.
  6. Udzielanie stronom postępowania, ich pełnomocnikom oraz innym uprawnionym osobom akt sprawy
  7. w celu ich przeglądania i sporządzania fotokopii oraz wydawanie kserokopii z akt sprawy, /dot. Wydziałów I, II, III, V, VI, VIII i IX nadto IV Wydziału i III ZKSS/.
  8. Wydawanie odpisów dokumentów na podstawie sądowych systemów informatycznych lub akt sądowych po ich otrzymaniu z właściwego Wydziału.
  9. Wydawanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia lub rozprawy sądu.
  10. Udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych i komorniczych, listy tłumaczy przysięgłych, listy mediatorów, osób i instytucji prowadzących darmowe porady prawne w zakresie właściwości Sądu Rejonowego Poznań - Grunwald i Jeżyce w Poznaniu.
  11. Udostępnianie listy niektórych innych instytucji pozasądowych jak również instytucji, których działalność wiąże się z ochroną praw człowieka.
  12. Udostępnianie listy lekarzy sądowych uprawnionych do usprawiedliwiania nieobecności
  13. i informowanie o zasadach usprawiedliwiania nieobecności.
  14. Udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism.

§ 3

  1. Informacje udzielane są bezpośrednio, telefonicznie lub drogą elektroniczną - zgodnie z § 89 ust. 1-8 oraz § 90 ust. 1-3 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. 2015 poz. 925):
    • poprzez profil zaufany ePUAP,
    • podpisany za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu,
    • innym rodzajem podpisu elektronicznego jeżeli zapytanie wysłane jest z adresu poczty elektronicznej, który został uprzednio wskazany przez tę osobę w piśmie procesowym
  2. Pracownik BOI weryfikuje dane do dostępu na Portal Informacyjny Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce w Poznaniu oraz sporządza notatkę urzędową stwierdzającą, iż podany adres poczty elektronicznej jest adresem do korespondencji.
  3. Pracownik BOI w toku wykonywania swych obowiązków służbowych obowiązany jest umożliwić interesantom realizację ich uprawnień i egzekwowanie powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu.

§ 4

  1. BOI nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszyłyby przepisy innych aktów prawnych, w tym o ochronie danych osobowych. Przez poradę prawną należy rozumieć skonkretyzowaną informację, mającą zastosowanie w konkretnej sprawie, opartą na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, której celem jest udzielenie wskazówek co do sposobu przedstawiania, argumentowania i dowodzenia jego stanowiska przed Sądem w przedmiocie, którego dana sprawa dotyczy lub która polega na sporządzeniu projektu pisma procesowego.
  2. Informacji o sprawie rozpoznawanej przed Sądem udziela na podstawie danych z sądowych systemów informatycznych i przy uwzględnieniu regulacji zawartych w § 89 ust. 1-3 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. 2015 poz. 925).

§ 5

Przyjmowanie korespondencji wpływającej do sądu jest zadaniem biura podawczego. W BOI dopuszczalne jest jednak złożenie następujących pism:

  1. Wniosku o udostępnienie akt sprawy w celu ich przeglądania, sporządzenia fotokopii i wydania kserokopii z akt sprawy.
  2. Wniosku o sporządzenie i wydanie uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy, odpisu orzeczenia w tym tytułu wykonawczego.

§ 6

Udzielanie akt sprawy w celu ich przeglądania następuje wg poniższych zasad:

  1. Wnioski o udzielenie akt sprawy w celu ich przeglądania mogą być składane osobiście, telefonicznie i przy pomocy poczty elektronicznej w BOI. Składając zamówienie, należy podać numer sprawy oraz nazwiska stron w niej uczestniczących, a w przypadku sprawy wielotomowej również numer tomu, przy czym zamawianie akt powinno nastąpić z odpowiednim wyprzedzeniem. Przy zamówieniu realizowanym za pomocą poczty elektronicznej pracownik BOI potwierdza dostępność akt odpowiedzią na e-mail.
  2. W przypadku złożenia wniosku telefonicznie wnioskodawca uzgadnia z pracownikiem BOI termin realizacji wniosku, przy czym wskazane jest, aby pozostawić numer kontaktowy w przypadku niedostępności akt..
  3. Akta przekazywane są do BOI w celu ich przeglądania po stwierdzeniu przez Kierownika odpowiedniego Sekretariatu czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt. W przypadku stwierdzenia braku takiego uprawnienia Kierownik Sekretariatu nie przekazuje akt do BOI i zawiadamia o tym pracownika BOI.
  4. Przed udostępnieniem akt osoby zamierzające skorzystać z przeglądania akt mają obowiązek:
    • okazać pracownikowi BOI dowód tożsamości,
    • złożyć czytelny podpis w wykazie osób przeglądających akta znajdującym się na wewnętrznej stronie obwoluty akt.
  5. W przypadku złożenia wniosku osobiście udzielanie akt sprawy w celu ich przeglądania w BOI następuje niezwłocznie pod warunkiem ich dostępności w Sekretariacie właściwego Wydziału.
  6. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba. Mogą jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego Wydziału. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane, wówczas mogą zostać wydane mu kolejne akta.
  7. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w stosunku do akt poza ich przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich adnotacji (podkreśleń, zakreśleń, notatek) oraz wynoszenie akt poza pomieszczenie BOI.
  8. Osoby, którym zostały udostępnione akta, mają obowiązek poszanowania udostępnionych akt. Wszelkie zauważone uszkodzenia akt powinny być zgłoszone pracownikowi BOI.

§ 7

Wykonywanie fotokopii i udzielanie ksero z akt sprawy następuje wg poniższych zasad:

  1. Wnioski o wyrażenie zgody na wykonanie fotokopii oraz o sporządzenie kserokopii z akt sprawy mogą być składane pisemnie, telefonicznie oraz poprzez pocztę elektroniczną w BOI.
  2. W przypadku złożenia wniosku telefonicznie wnioskodawca zobowiązany jest pozostawić pracownikowi BOI numer kontaktowy, a wniosek taki podlega uzupełnieniu o formę pisemną przed udostępnieniem akt w celu wykonania fotokopii, bądź przed wydaniem kserokopii z akt sprawy.
  3. Wnioski składane bezpośrednio w BOI są rozpatrywane bezzwłocznie pod warunkiem dostępności akt w Sekretariacie właściwego Wydziału, przy czym w przypadku wniosku o wydanie kserokopii z akt sprawy maksymalnie do 15 stron.
  4. Pozostałe wnioski rozpatrywane są w terminie nie później niż 3 dni pod warunkiem dostępności akt w Sekretariacie właściwego Wydziału przy czym pracownik BOI informuje telefonicznie wnioskodawcę o terminie w jakim możliwym będzie wykonanie fotokopii, bądź wydanie kserokopii z akt sprawy.

§ 8

Wydawanie odpisów z akt sprawy w tym uwierzytelnionych orzeczeń i tytułów wykonawczych następuje wg poniższych zasad:

  1. Wydanie uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy, a także odpisu orzeczenia w tym tytułu wykonawczego następuje po złożeniu wniosku na piśmie, bądź telefonicznie w BOI.
  2. W przypadku złożenia wniosku telefonicznie wnioskodawca zobowiązany jest pozostawić pracownikowi BOI numer kontaktowy, a wniosek taki podlega uzupełnieniu o formę pisemną przed wydaniem uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy, odpisu orzeczenia w tym tytułu wykonawczego.
  3. Wnioski składane osobiście w BOI załatwiane są bezzwłocznie pod warunkiem dostępności akt we właściwym Sekretariacie Wydziału, przy czym wnioski o wydanie tytułu wykonawczego w terminie do 3 dni.
  4. Wnioski składane telefonicznie załatwiane są nie później niż w terminie 7 dni, pod warunkiem dostępności akt we właściwym Sekretariacie Wydziału, przy czym pracownik BOI informuje wnioskodawcę telefonicznie o terminie odbioru odpisu z akt sprawy, bądź uwierzytelnionego odpisu orzeczenia, w tym tytułu wykonawczego.

Rejestr zmian dla: Regulamin BOI

Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Poznań - Grunwald i Jeżyce w Poznaniu
Wytworzył:
Michał Pajor
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2015-12-22
Publikacja w dniu:
2016-11-16
Opis zmiany:
b/d
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Poznań - Grunwald i Jeżyce w Poznaniu
Wytworzył:
Magdalena Nowicka
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2011-02-24
Publikacja w dniu:
2016-11-16
Opis zmiany:
b/d